15 سؤالاً عن العمل عن بعد "كيفية إدارة عملك وشركتك عن بعد"
من المتوقع أن تغير مشكلة فيروس كورونا جذريًا الطريقة التي تعمل بها العديد من المنظمات في المستقبل المنظور. بينما تخبر الحكومات والشركات في جميع أنحاء العالم أولئك الذين يعانون من أعراض الحجر الذاتي وكل شخص آخر لممارسة التباعد الاجتماعي ، فإن العمل عن بعد هو واقعنا الجديد. كيف يقوم قادة الشركات والمديرون والعمال الأفراد بهذا التحول المفاجئ؟ أمضى Tsedal Neeley ، الأستاذ في كلية الأعمال بجامعة هارفارد عقدين من الزمن لمساعدة الشركات على تعلم كيفية إدارة الفرق المتفرقة. في هذه الأسئلة والأجوبة المحررة ، المستمدة من مكالمة فيديو لمشترك HBR أخيرة تمكن المستمعون من طرح الأسئلة فيها ، تقدم إرشادات حول كيفية العمل بشكل منتج في المنزل وإدارة الاجتماعات الافتراضية وقيادة الفرق خلال هذا الوقت من الأزمة.
لذا تعرف على 15 سؤالاً عن العمل عن بعد “كيفية إدارة عملك وشركتك عن بعد”
1- هل المنظمات مستعدة لهذا التحول المفاجئ؟
إن حجم ونطاق ما نراه ، حيث تطلب المؤسسات التي تضم 5000 أو 10000 موظف من الأشخاص العمل من المنزل بسرعة كبيرة ، أمر غير مسبوق. لذلك ، لا ، لم يتم إعداد المنظمات لهذا الغرض.
2- ما أول شيء يمكن أن يفعله القادة والمديرون الأفراد لمساعدة موظفيهم على الاستعداد؟
احصل على البنية التحتية الصحيحة. هل يمتلك الناس التكنولوجيا المطلوبة أو الوصول إليها؟ من لديه كمبيوتر محمول؟ هل سيتمكن أولئك الذين لديهم [أجهزة كمبيوتر محمولة] من الاتصال بمؤسساتهم بسهولة؟ هل سيحصلون على البرنامج الذي يحتاجونه ليتمكنوا من القيام بالعمل ، وإجراء مكالمات جماعية ، وما إلى ذلك؟ ماذا عن الموظفين الذين ليس لديهم أجهزة كمبيوتر محمولة أو أجهزة محمولة؟ كيف تتأكد من حصولهم على الموارد التي يحتاجونها للقيام بالعمل؟ يجب على المديرين المباشرين ضمان أن كل موظف لديه حق الوصول الكامل بسرعة كبيرة ، لذلك لا يشعر أحد بأنه متخلف عن الأخرين.
↚
3- ما الذي يجب على الأشخاص الذين ليسوا معتادين على العمل عن بعد القيام به للاستعداد النفسي له؟
أجعل لك طريقة منضبطة لإدارة اليوم. جدولة وقت البدء والانتهاء. لديك إيقاع. خذ حمامًا ، وارتدي ملابسك ، حتى إذا لم يكن هذا ما ترتديه عادة للعمل ، فابدأ في أنشطة اليوم. إذا كنت معتادًا على الحركة الجسدية ، فتأكد من ذلك في يومك. إذا كنت منفتحًا ومتعودًا على الكثير من الاتصال والتعاون مع الآخرين ، فتأكد من استمرار حدوث ذلك. اسأل نفسك: كيف سأحمي نفسي من الشعور بالوحدة أو العزلة والبقاء بصحة جيدة ومنتجًا وحيويًا؟ اصنع ذلك بنفسك.
تذكر أنك قد تستمتع بالفعل بالعمل من المنزل. يمكنك تشغيل الموسيقى التي تحبها. يمكنك التفكير بمرونة في وقتك. قد يكون مسلي. أما بالنسبة للمديرين ، فهم بحاجة إلى التحقق من الأشخاص. تأكد ليس فقط من أنه تم إعدادهم ولكن أيضًا أن لديهم إيقاعًا ليومهم والاتصال بالآخرين. اسأل: “ما الذي يمكنني فعله للتأكد من أن هذا الانتقال المفاجئ والسريع مناسب لك؟”
4- كيف يجب أن تتم عمليات تسجيل الوصول هذه؟ كمجموعة؟ في شخص واحد؟ عبر المكالمات الهاتفية؟ أو محادثات الفيديو؟
أولاً ، يجب أن تجري محادثة جماعية حول الوضع الجديد. قل “مرحبًا أيها الناس ، إنه عالم مختلف. لا نعرف إلى متى سيستمر هذا. لكني أريد أن أتأكد من أنكم جميعًا تشعرون أن لديكم ما تحتاجون ” يجب أن يتبع ذلك إطلاق فريق لبدء هذه الطريقة الجديدة في العمل. اكتشف: كم مرة يجب أن نتواصل؟ يجب أن يكون الفيديو أو الهاتف أو انظمة أخرة للتواصل. إذا كنت لا تستخدم أحد أنظمة التواصل الاجتماعي ، فهل يجب عليك ذلك؟ ما هي أفضل طريقة للعمل معًا؟ يجب عليك مساعدة الناس على فهم كيفية القيام بالعمل عن بعد ومنحهم الثقة في أنهم سينجحون.
بمجرد ترتيب هذه الأشياء ، قابل مجموعتك مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. في مكان جيد، لا يمكن أن ينخفض تكرار الاتصال. إذا كنت معتادًا على عقد اجتماعات ، فاستمر في ذلك. في الواقع ، ربما يجب أن يرتفع الاتصال للفريق بأكمله وأعضائه. سيتطلب على الموظفون متابعة الأحدث ، وأولئك الذين يعملون في مشاريع حاسمة ، والأشخاص الذين يحتاجون إلى مزيد من الاتصال لمعرفة المزيد تذكر أيضًا أنه يمكنك القيام بأشياء ممتعة تقريبًا: ساعة سعيدة ، واستراحات القهوة ، والغداء معًا. كل هذه الأشياء يمكن أن تساعد في الحفاظ على الاتصالات التي كانت لديكم في المكتب. هناك بحث وافر يُظهر أن الفرق الافتراضية يمكن أن تكون متساوية تمامًا مع الفرق المشاركة في موقع واحد من حيث الثقة والتعاون. يتطلب فقط الانضباط.
↚
5- كيف يؤثر العمل من المنزل على الصحة النفسية؟ ما الذي يمكن لأصحاب العمل فعله للتأكد من أن الناس يبقون مركزين وملتزمين وسعداء؟
يفتقد الناس إلى المحادثات مع الزملاء في العمل عن بعد. هذه هي في الواقع أجزاء كبيرة ومهمة من يوم العمل لها تأثير مباشر على الأداء. كيف ننشئها عمليا؟ بالنسبة لبعض المجموعات والأفراد ، ستكون المراسلة الفورية المستمرة. بالنسبة للآخرين ، ستكون محادثات هاتفية مباشرة أو مؤتمرات فيديو. قد يرغب بعض الأشخاص في استخدام WhatsApp أو WeChat أو Viber. يمكن للمدير تشجيع هذه الأنواع من نقاط الاتصال للصحة النفسية. لن يتمكن الناس من اكتشاف هذه الأشياء بشكل عضوي. عليك تدريبهم. نصيحة أخرى: التمرين. إنه أمر بالغ الأهمية للرفاهية العقلية.
6- ما أهم ثلاثة أشياء يمكن للقادة القيام بها لخلق ثقافة نائية جيدة؟
هناك أكثر من 10000 كتاب في اللغة الإنجليزية على أمازون عن الواقع الافتراضي وكيفية القيادة عن بعد. لماذا هذا؟ لأن هذا صعب للغاية ، ويجب على المديرين العمل عليه بنشاط. أولاً ، تأكد من أن أعضاء الفريق يشعرون باستمرار أنهم يعرفون ما يجري. تحتاج إلى إيصال ما يحدث على المستوى التنظيمي لأنه عندما يكونون في المنزل ، يشعرون وكأنهم قد انتُزعوا من الأم. إنهم يتساءلون عما يحدث في الشركة والعملاء والأهداف المشتركة. التواصل حول هؤلاء مهم للغاية. لذا فأنت ترسل المزيد بالبريد الإلكتروني ، وتشارك المزيد.
خلال هذه الفترة ، سيبدأ الناس أيضًا بالتوتر بشأن أهداف الإيرادات وغيرها من التسليمات. سيكون عليك التأكد من أنهم يشعرون أنهم سيكونون على ما يرام. شيء آخر هو التأكد من أنه لا يوجد أعضاء يشعرون بأن وصولهم إليك أقل من الآخرين. في المنزل ، تبدأ خيال الناس في الانتشار. لذلك يجب أن تكون متاحًا للجميع على قدم المساواة. أخيرًا ، عندما تدير اجتماعات مجموعتك ، حاول أن تدمج وتوازن وقت البث ، حتى يشعر الجميع برؤيته وسماعه.
7- كيف ستؤثر هذه التغييرات على الإنتاجية؟
الإنتاجية لا يجب أن تنخفض على الإطلاق. بل يجب تعزيزها ، بسبب اختفاء التنقلات ومشتتات المكتبية. بالطبع ، قد تكون في المنزل مع شريكك أو أطفالك ، وستحتاج إلى حل هذه المشكلات. قد تكون المشكلة الأخرى هي قدرتك على حل المشكلات بسرعة عندما لا تتمكن من الاجتماع شخصيًا في الوقت الفعلي. قد يؤدي ذلك إلى تأخيرات. لكن بخلاف ذلك ، لا أرى انخفاضًا في الإنتاجية. هناك أدلة قوية تظهر أنه لا يجب أن تتغير.
↚
8- إذا استمرت سياسات التباعد الاجتماعي لفترة من الوقت ، كيف تقيس إنتاجية موظفيك وتراجعها في نهاية المطاف على هذا العمل؟
سأقول هذا لكل مدير هناك: يجب أن تثق في موظفيك. هذه حقبة ووقت علينا أن نصغي فيه إلى نصيحة إرنست همنجواي: “إن أفضل طريقة لمعرفة ما إذا كان يمكنك الوثوق بشخص ما هي الثقة به.” لا يمكنك رؤية ما يفعله الناس. لكن جهزهم بالطرق الصحيحة ، وأعطهم المهام ، وتحقق منهم كما فعلت دائمًا ، ونأمل أن ينتجوا بالطرق التي تريدها. لا يمكنك مراقبة العملية ، لذا يجب أن يكون مراجعتك قائمة على النتائج. ولكن لا يوجد سبب للاعتقاد بأن الناس في هذه البيئة الجديدة لن يقوموا بالعمل الذي تم تكليفهم به. كان العمل عن بعد موجودًا لفترة طويلة جدًا. واليوم لدينا جميع التقنيات التي نحتاجها ليس فقط للقيام بالعمل ولكن أيضًا التعاون. لدينا أدوات وسائط اجتماعية على مستوى المؤسسة تتيح لنا تخزين البيانات والتقاطها ، وإجراء محادثات من واحد إلى عدة أطراف ، ومشاركة أفضل الممارسات ، والتعلم.
9- لنتحدث عن الاجتماعات الافتراضية. ما هي بعض أفضل الممارسات ، بخلاف النصائح العامة لتوضيح غرضك ، وتعميم جدول الأعمال ، وإعداد الأشخاص ليتم استدعاؤهم ، وما إلى ذلك؟
أولاً ، يجب أن يكون لديك بعض القواعد الأساسية الصريحة. قل ، “أيها الناس ، عندما نعقد هذه الاجتماعات ، نقوم بذلك بطريقة لطيفة ، ونغلق الهواتف ، ولا نتحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو المهام المتعددة.” أوصي بشدة بعقد مؤتمرات الفيديو إذا كان لديك القدرة على القيام بذلك. عندما يتمكن الناس من رؤية بعضهم البعض ، فهذا يحدث فرقًا حقًا. ثم تثق في الناس لاتباع القواعد الأساسية.
ثانيًا ، نظرًا لأنك لم تعد لديك محادثات مباشرة طول الوقت ، فحاول تجنب أول ست إلى سبع دقائق من إجتماع الفيديو. من الدخول مباشرة إلى بنود جدول الأعمال. بدلًا من ذلك ، تجول واسأل الجميع “كيف حالكم يا رفاق؟” ابدأ مع من هو الشخص الأحدث أو الأدنى مرتبة أو الشخص الذي يتحدث عادة على الأقل. يجب عليك المشاركة أيضًا ، حتى تتمكن من نمذجة السلوك. بعد ذلك ، يمكنك تقديم الأشياء الأساسية التي تريد التحدث عنها ، ونمذجة ما تريد رؤيته مرة أخرى ، سواء كان اتصالًا أو طرح أسئلة أو حتى مجرد استخدام التكنولوجيا المفضلة لديك ، مثل Zoom أو Skype for Business.
آخر شيء هو أنه يجب عليك متابعة هذه الاجتماعات الافتراضية مع اتصالات زائدة للتأكد من أن الناس سمعوك وأنهم على ما يرام مع النتيجة. لنفترض أن لديك مؤتمر فيديو حول موضوع. يمكنك متابعته عبر بريد إلكتروني. يجب أن يكون لديك نقاط اتصال متعددة من خلال وسائل الأتصال الأجتماعية المختلفة لمتابعة مسار المحادثة.
↚
10- كيف تسهل المحادثات شديدة التعقيد أو المشحونة عاطفيًا عندما لا يكون الناس وجهًا لوجه؟
يمكنك فقط إثارة موضوع أو اثنين من هذه الموضوعات لأنه ليس لديك الوقت أو الفرصة للعمل على الأمور بعد الاجتماع. لا يمكنك المشي إلى مكاتب الأشخاص للمتابعة. لذا ، كن حذرًا للغاية بشأن ما تطرحه ومتى وكيف تفعل ذلك. ولكن لا يزال بإمكانك إجراء هذه المحادثات. إن السماح للناس بعدم الاختلاف من أجل صقل تفكير الفريق هو أمر إيجابي للغاية. في بعض الأحيان ، في البيئات الافتراضية ، لا يشعر الأشخاص بالأمان النفسي ، لذلك قد لا يتكلمون في الوقت المناسب. وهكذا قد ترغب في توليد أو تشكيل القليل من الخلاف ، بالطبع ، لا شيء شخصي أبدًا.
11- في ضوء الرعاية النهارية المختلفة وإغلاق المدارس ، كيف يمكنك مناقشة الأطفال ورعاية الأطفال؟
يجب أن يكون القادة مستعدين لتلك المحادثة ولمساعدة الناس على التفكير في تلك القضايا. فجأة ، أصبح علينا تجاوز الحدود بين العمل والمنزل ، لذا يتعين على المديرين تطوير المهارات والسياسات لدعم فرقهم. قد ينطوي ذلك على أن تكون أكثر مرونة بشأن ساعات عمل الموظفين. ليس عليك تناول الغداء في الساعة 12 مساءً. قد تمشي كلبك الساعة 2 مساءً. الأمور أكثر مرونة ، وعلى المديرين أن يثقوا فقط بأن الموظفين سيبذلون قصارى جهدهم لإنجاز عملهم.
↚
12- لقد تحدثنا عن الاتصال الداخلي ، ولكن ما النصيحة التي تقدمونها للأشخاص في الوظائف التي تواجه العملاء؟
لقد رأينا مكالمات مبيعات افتراضية وتفاعلات العملاء. أنت تفعل نفس الأشياء بالضبط. هنا ، من الأهم استخدام الوسائط المرئية. خذ ما ستفعله وجهًا لوجه واستمر في فعل ذلك. ربما لا يمكنك تناول المشروبات وتناول الطعام مع العملاء. ولكن يمكنك القيام بالكثير. كن مبدعا.
13- ماذا تفعل في منظمة حيث لديك مزيج من العمال ذوي الكفاءات المختلفة؟ أم لهؤلاء الزملاء الذين ليسوا مجهزين بشكل صحيح؟
يجب على المنظمات أن تجد طريقة لدعم هؤلاء العمال: نوعًا من العمل الجماعي لمساعدتهم لأنه بخلاف ذلك ، فإنك تعزل تمامًا الأشخاص المهمين للغاية في عمليتك. سوف أقوم بتشكيل فرقة عمل ، وسأجد حلولًا لإبقائهم على اتصال وضمان استمرار شعورهم بالتقدير. وتضمينها في التخطيط.
14- إذا شعرت أنه على الرغم من أفضل جهودك ، فإن الموظف يكافح – غير مركّز ، وحيدا – ماذا يمكنك أن تفعل؟
عندما ترى العلامات – مثل عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني أو مزيد من التثبيط في المحادثات الجماعية – تحدث معهم. وقم بزيادة الاتصال وتشجيع الآخرين على ذلك. افهم أين هم. واحضر ما يحتاجونه. يجب على المؤسسات أيضًا التأكد من وجود خدمات مساعدة الموظفين في الوقت الحالي. عندما تقضي فجأة على روتين الناس المنتظم واتصالهم بالآخرين ، وتكون مفتوحة ، سيواجه البعض صعوبة وسيحتاجون إلى مساعدة إضافية. أود أن أضيف أن كل مدير تنفيذي في كل منظمة يحتاج إلى أن يكون أكثر وضوحًا في الوقت الحالي – من خلال مؤتمرات الفيديو أو التسجيلات المسجلة – لمنح الناس الثقة ، وتهدئتهم ، وأن يكونوا معالجين – أو يقدمون الأمل.
15- هل ترى أن هذه الأزمة تغير طريقة عمل جميع الفرق والمنظمات في المستقبل؟
أعتقد أنها سوف تزيد من كفاءتهم. ستختبر المنظمات والفرق والأشخاص المزيد من العمل الافتراضي. لطالما أراد العديد منهم اختباره كوسيلة لتوسيع نطاق وصولهم أو قوة العمل. ليس الأمر أن الناس سيعتمدون بشكل دائم هذا الشكل الجديد للعمل ، ولكن هذه التجربة ستوسع قدرة الجميع. إذا كان هناك جانب إيجابي صغير لهذه الفوضى التي نجد أنفسنا فيها ، فهو أننا نطور مهارات معينة يمكن أن تساعد في المستقبل. هذا هو أملي العميق.
Beli via WhatsApp ×
الاشتراك في:
تعليقات الرسالة (Atom)