كيفية استخدام محرّر مستندات جوجل مثل المحترف
يمكن أن يكون محرّر مستندات Google محيرًا ، لكن لا يجب أن يكون كذلك. إليك كيفية الحصول على أقصى استفادة من ميزاته المختلفة
حتى عام 2012 ، تضمن أي مشروع تعاوني – سواء كان ذلك تقريرًا أو مقالًا أو حتى نشرة أخبار او مناسبة أعياد الميلاد الخاصة بالعائلة – كان عليك إرسال سبعة نسخ من المستند نفسه ذهابًا وإيابًا على سلسلة طويلة من البريد الإلكتروني غير الملهم. يجب عليك حفظ كل إصدار ، وعلى الأقل يتم إهدار 50 في المائة من الوقت ، وقد ترسل المستند الخطأ إلى الطابعات.
بعد ذلك ، ظهر محرّر مستندات Google – سهل الاستخدام ، ومجاني ، ويمكن الوصول إليه بسهولة لأي شخص لديه حساب Gmail ، مما جعل أي شيء يستطيع معالجة النصوص بطريقة أكثر سهولة. لكن حتى أكثر البرامج يمكن تعديلها ، وهناك أكثر من حفنة من الطرق لاستخدام مُحرر مستندات Google للعمل بشكل أفضل من أجلك. إليك كيفية الحصول على أقصى استفادة من مُحرر مستندات Google ، من تنظيم ملفاتك إلى النصائح والحيل لجعلك أكثر فعالية.
تنظيم مستنداتك داخل Google Drive
إذا دخلت في مستند ووجدت أنه يتحرك في Google Drive دون مجلد محدد ، فيمكنك نقل موقعه دون مغادرة مستند Google. انقر فوق رمز المجلد الرمادي – بالقرب من عنوان مستند Google الذي تريد نقله ، ويمكنك نقل موقع المستند داخل Drive.
سهولة مشاركة المستندات
أحد أكثر الأجزاء المفيدة لاستخدام مُحرر مستندات Google هو وجود مستويات من الوصول إلى كل مستند. في الجزء العلوي الأيسر ، يمنحك النقر فوق الزر “مشاركة” الأزرق خيارين – يمكن لأي شخص تسجيل الدخول باستخدام ارتباط تشعبي فريد ، أو يمكنك إرساله عبر البريد الإلكتروني (يمكنك أيضًا استخدام هذه الوظيفة لإرسال المستند إلى مجموعة من الأشخاص).
إذا قمت بتغيير إعدادات المشاركة ، فسوف يتغير الارتباط التشعبي أيضًا ، لذا تأكد من نسخك الصحيح. إذا كنت ترغب في إرسال المستند إلى شخص ما دون الحاجة إلى إضافته كمتعاون ، يمكنك إرساله مباشرة كمرفق في رسالة بريد إلكتروني. انتقل إلى ملف ، ثم انقر على البريد الإلكتروني كمرفق.
إذا كنت ترغب في أن ينظر أحد المتعاونين إلى جزء معين من مستند Google ولا يشتت انتباهه ، فيمكنك تمييزه مباشرةً في تعليق. ضع المؤشر أمام الجزء الذي تريد تمييزه ، ثم انتقل إلى “إدراج” ، ثم “تعليق” ، وفي المربع المنبثق ، اكتب @ أو + والبريد الإلكتروني للشخص – سيظهر أي شخص لديه حق الوصول إلى المستند كخيار . بمجرد الضغط على “إدخال” ، سيحصلون على رسالة بريد إلكتروني لإعلامهم بالمكان المحدد في المستند الذي تم تكليفهم بالنظر إليه.
استخدام الخطوط العريضة
في بعض الأحيان ، ستجد نفسك في مواجهة وثيقة ضخمة بدون هيكل يمكن تصوره. يعد استخدام أداة المخطط التفصيلي المدمجة في محرّر مستندات Google مفيدًا للمستندات الأطول ، خاصةً إذا كنت تعمل بشكل تعاوني. انتقل إلى عرض ، ثم اضغط على إظهار مخطط المستند. سيؤدي هذا إلى إنشاء مخطط تفصيلي للمستند على الجانب الأيسر من مستند Google ، والذي يمكنك استخدامه للتنقل خلال المستند. سيساعدك ذلك على تنظيم أفكارك بسهولة ، كما يمكن أن يجعل عملية كتابة التقارير الطويلة أو المقالات أو الخطابات أقل صعوبة إلى حد ما. لإضافة عناوين جديدة ، حدد العبارة التي تريدها كعنوان ، واستخدم خيار العنوان على شريط الأدوات.
إذا كنت تعمل على شيء أكثر رسمية – مثل أطروحة أو تقرير – يمكنك إدراج جدول محتويات في الصفحة الأولى من المستند. ما عليك سوى وضع المؤشر في المكان الذي تريده ، ثم انتقل إلى “إدراج” ، ثم “جدول المحتويات”. سيؤدي ذلك إلى إنشاء جدول محتويات من العناوين في وثيقتك – إذا كنت تريد تغيير هذه الأرقام أو إضافة أرقام ، فيمكنك تحريرها داخل تلك الصفحة.
يمكنك إدراج إشارات مرجعية في محرّر مستندات Google لجعل التنقل حولها أسهل قليلاً. ضع المؤشر في بداية الجزء الذي تريد الارتباط به ، ثم انتقل إلى إدراج ، ثم إشارة مرجعية. انقر بزر الفأرة الأيمن ، أو السيطرة + انقر على الرابط الذي ينبثق.
تخصيص تفضيلاتك
حتى البرامج الأكثر ملاءمة لن تكون قادرة على قراءة رأيك. إذا وجدت نفسك تستخدم عبارة غالبًا – شيء به تهجئة ملتوية ، أو علامة تجارية – فأضفها إلى اختصاراتك حتى لا يصححها محرّر مستندات Google تلقائيًا. انتقل إلى الأدوات ، ثم التفضيلات. كما أنه سهل الاستخدام للكلمات التي تكون صعبة بعض الشيء ، وهي عبارة عن عبارات قد يرسمها محرّر مستندات Google خطًا أحمر أسفله وأسماء العلامات التجارية أو الأماكن التي لا تحتاج إلى تكبير.
وبالمثل ، يمكنك مضاعفة التحقق من أن الاختصارات المضمّنة في محرّر مستندات Google تعمل من أجلك بالفعل. إذا كنت تعلم أنك تستخدم بعض الأوامر بطريقة أكثر من غيرها ، فيمكنك إزالة الاختصارات التي تحمل في ثناياه عوامل مزعجة أكثر من كونها مريحة. انتقل إلى التعليمات ، ثم اضغط على اختصارات لوحة المفاتيح ، وقم بالتعديل إلى محتوى قلبك.
تحقق من قوة وضعف النص الخاص بك
إذا كانت هناك كلمة لا تتعرف عليها ، فانقر بزر الماوس الأيمن واختر “تعريف” – ستظهر لك كلمة منبثقة ، وكذلك الحالات التي تستخدم فيها. إذا كنت ترغب في إجراء مزيد من الأبحاث قليلاً – أو إذا كانت تبدو غامضة ، فيمكنك أيضًا تحديد “استكشاف” ، التي ستقوم بالبحث في الإنترنت عن هذه الكلمة.
تحرير وثيقتك حاليا
في بعض الأحيان كنت تعمل في موعد نهائي ضيق ، ويمكنك بالفعل استخدام تلك الدقائق الإضافية في الأنبوب لتشديد شيء ما. قم بتشغيل التحرير في وضع عدم الاتصال للتأكد من حفظ التغييرات وإعطاء نفسك مساحة إضافية للتنفس – انتقل إلى ملف ، ثم اضغط على جعل المستند متاحًا في وضع عدم الاتصال. هذا يعني أن عمليات التحرير الخاصة بك سيتم حفظها تلقائيًا ، وعند الاتصال بالإنترنت مرة أخرى ، سيتم تطبيق هذه التغييرات تلقائيًا. يجب عليك تشغيل هذا يدويًا في كل مستند.
إذا كنت ترغب في توسيع هذا ليشمل جميع المستندات الخاصة بك – وجعله إعدادًا افتراضيًا ، فانتقل إلى Google Drive ، واضغط على رمز الترس في أعلى الزاوية اليسرى وقم بوضع علامة في الخانة اللازمة. سيتم تحديث تغييراتك تلقائيًا بمجرد الاتصال بالإنترنت مرة أخرى.
الحفاظ على الرسوم البيانية الخاصة بك حتى الآن
في بعض الأحيان لا توجد طريقة للتغلب عليه – يجب عليك وضع مخطط أو رسم بياني في مستند Google. ولكن إذا قمت بإجراء ذلك باستخدام Google Sheets ، فيمكنك إدراجه مباشرةً في نص مستند Google نفسه. انتقل إلى “إدراج” ، ثم “تخطيط” ، ثم من “الأوراق” ، واختر ما تحتاجه. إذا تغيرت الأشكال في المخطط الأصلي ، فسيتم تحديثها في المستند أيضًا.
اجعل صوتك يقوم بالعمل نيابة عنك
قد لا يكون نسخ الكلام بديهيًا – وإذا كنت تستخدم مُحرر مستندات Google في مكتب مزدحم أو في الأماكن العامة ، فمن المحتمل ألا ينجح ذلك. ولكن إذا كان الكمبيوتر أو الهاتف الذكي الخاص بك (Androids فقط) به ميكروفون مدمج ، فيمكن أن تكون الكتابة الصوتية بديلاً أنيقًا. انتقل إلى الأدوات ، ثم الكتابة الصوتية. ستظهر لك نافذة منبثقة – داخل المستند ، ويمكنك الضغط على زر الميكروفون والانتقال من هناك. إذا كنت ترغب في استخدام اختصار لوحة المفاتيح ، استخدم مفاتيح Command + Shift (السهم لأعلى على Mac + S ) لبدء التسجيل.
إذا كنت ترغب في الانتقال إلى حالة تماثلية واستخدام لوحة المفاتيح مرة أخرى ، فقل “توقف عن الاستماع”. إذا كنت تريد بدء تشغيله مرة أخرى ، فاستأنف سيرتك الذاتية. هناك أكثر من مجرد وظيفة أساسية لهذا أيضًا – راجع قائمة الوظائف التي يمكن أن تقوم بها الكتابة الصوتية في محرّر مستندات Google من أجلك. يمكنك نقل الفقرات ، وتطبيق بعض أنواع التنسيقات الأساسية والتخلص من أجزاء النص التي لم تعد صحيحة تمامًا بعد الآن.
انتقل عبر الإنترنت دون ترك مستند Google الخاص بك
في بعض الأحيان يكون لديك 30 علامة تبويب مفتوحة وتحتاج فقط إلى التحقق من تاريخ واحد ، أو العثور على رابط واحد. يمكنك القيام بذلك حتى من مستندات Google Doc الخاصة بك – ما عليك سوى الانتقال إلى الأدوات ، ثم استكشاف. سيظهر شريط البحث – مع محرك البحث الافتراضي الخاص بك – ويمكنك إجراء البحث من هناك. إذا كنت بحاجة إلى إضافة بعض الصور العامة – مثل القصاصات الفنية أو أيقونة – يمكنك العثور عليها في علامة التبويب “استكشاف” أيضًا ، وإضافتها بسهولة. فقط تأكد من مضاعفة التحقق من عناوين المواقع.
استخدام الوظيفة الإضافية
إذا كنت تستخدم محرّر مستندات Google فقط من أجل تحرير المستندات والتعاون الأساسي ، فقد لا تكون الوظائف الإضافية ضرورية لك. ولكن إذا كان هناك شيء محدد مفقود ، فحاول تثبيت وظيفة إضافية – زر الوظائف الإضافية على شريط الأدوات ، بين الأدوات والتعليمات. البعض الأفضل للاستخدامات المحددة – مثل تقارير Google لـ Google Classroom ، والتي هي الأنسب للمعلمين ، في حين أن البعض الآخر مثل Code Block يسهل نسخ كتل الشفرة. إذا أصبحت الوظائف الإضافية مرهقة للغاية ، فما عليك سوى الرجوع إلى الوظائف الإضافية وتحديد الخيار “إدارة الوظائف الإضافية”.
استخدام وإنشاء القوالب الخاصة بك
يمكن أن تكون الصفحة الفارغة مخيفة ، وفي بعض الأحيان ، ليس فقط ما تحتاجه. يحتوي محرّر مستندات Google على مجموعة شاملة تمامًا من النماذج التي يمكنك استخدامها – من خطابات العمل إلى السير الذاتية إلى المقترحات ، والتي يمكنك استخدامها كنقطة بداية لإنشاء ما تريده بالضبط. ما عليك سوى العثور على القالب الذي تريده في معرض النماذج. يمكنك أيضًا حفظ القوالب الخاصة بك إذا كان هناك معيار تريد الاستمرار في العودة إليه ، في Google Drive.
استيراد الصور وتحريرها أيضًا
لا يجب أن يكون إدخال الصور في مستند Google أمرًا صعبًا. يمكنك سحب وإسقاط الصور من سطح المكتب الخاص بك ، وإذا كانت صورة بها عنوان URL ، فلن تحتاج حتى إلى حفظها. انتقل إلى إدراج ، ثم صورة ، ثم حسب عنوان URL. إذا كنت بحاجة إلى صورة ولم يكن لديك صورة ، فيمكنك التنقل حول الإنترنت للعثور على الصورة الصحيحة – انتقل إلى إدراج ، ثم صورة ، ثم اضغط ، ابحث في الويب.
إذا كانت لديك صورة تحتاج إلى استخدامها لكنها لا تبدو جيدة تمامًا على الصفحة ، يمكنك تحريرها داخل المستند. يمكنك سحب وإسقاط الصور من سطح المكتب الخاص بك ، ثم انقر نقرًا مزدوجًا – ستظهر قائمة بها خيارات لزرع صورتك وتحريرها وتغيير حجمها داخل المستند نفسه.
جعل التنسيق أسهل
إذا كان هناك نوع معين من التنسيق الذي تريد نسخه – قسم كامل يحتاج إلى تمييز أصفر أو خط – فهناك طريقة سهلة للقيام بذلك دون الحاجة إلى تغيير إعداداتك يدويًا.
ابحث عن مثال على التنسيق الذي تريده ، ثم ابحث عن رمز بكرة الطلاء – الموجود على شريط الأدوات ، أسفل الكلمة “عرض”. ثم ضع المؤشر على قطعة النص التي تريد تنسيقها بنفس الطريقة ، وسيستمر التنسيق.
مصدر المقال : How to use Google Docs like a pro
Beli via WhatsApp ×
الاشتراك في:
تعليقات الرسالة (Atom)